Politique sur le bénévolat

Approuvée par le conseil d’administration du club Montréal Synchro : le 10 août 2013

BUT

En tant qu’organisme sans but lucratif, le Club Montréal Synchro est une organisation sportive gérée avec le minimum de fonds nécessaire afin de limiter les coûts le plus possible aux parents membres du club. Il y a un nombre d'heures considérables de bénévolat qui est assumé par les membres du conseil d'administration. Nous ne pouvons embaucher des gens pour effectuer tout le travail. Le but de cette politique est de partager de manière équitable et organisée, la main d’œuvre nécessaire à la bonne marche du Club. Montréal Synchro reconnaît et apprécie les contributions faites par ses bénévoles et s’engage à fournir à ses bénévoles des occasions de participation; des conditions de travail sécuritaires et la reconnaissance de leur aide.

1. Le nombre d’heure minimum par année

Nous avons pensé qu'un nombre minimum de 50 heures par année, par nageuse inscrite au niveau performance, est nécessaire et nous permettrait de couvrir tous les événements, les activités et les besoins en support du Club. 50 heures par famille de nageuse pour les activités ou les tâches de votre choix ou celles qu'on vous proposera au cours de l'année.

2. Qui peut faire le bénévolat

Les 50 heures par nageuse peuvent être faites par : la nageuse, ses parents, tuteurs, autres membres de la famille ou parents et amis. Vous pouvez rémunérer quelqu’un pour faire les heures à votre place ou prendre entente, à votre guise. Les parents des nageuses du réseau provincial (Intermédiaire, Développement, Novices, Rigol’eau) peuvent aussi faire du bénévolat, mais ils ne sont pas assujettis à cette politique.

3. Quelles sont les tâches ou activités de bénévolat du club

La liste des tâches, événements ou activités sont illimitées, vous pouvez en créer, mais elles doivent être proposées et acceptées par le CA. Le critère essentiel est qu’elles doivent aider à la bonne marche du club.

En voici des exemples

• Compétition des figures (Synchro Québec), mi-novembre, besoin de 25 bénévoles.
• Compétition des figures : Gérante de compétition et assistante gérante.
• Party de Noël du Club (spectacle aquatique et souper pour env. 125 person).
• Parents accompagnateurs (chaperons) pour chaque compétition à l’extérieur de Montréal. Un parent accompagnateur en charge qui a déjà l’expérience d’au moins une compétition avec Montréal Synchro.
• Dossiers des vêtements du club (essayage, achat, livraison)
• Compilation des heures de bénévolat, mise à jour du fichier et envoie de courriels aux bénévoles.
• Communications aux membres du club, pour toutes activités reliées au club.
• Communications sur notre page facebook.
• Maintenance et communications sur site web Montréal Synchro.
• Traduction en anglais de toutes les communications.
• Inventaire des équipements du club et achats d’équipements
• Compétition développement-invitation (mars), besoin de 25 bénévoles.
• Responsable du Camp d’été (dépliant, communications, hébergement)

Tâches sous étroite supervision des membres du CA mais qui pourraient être faites par des membres

• Lien avec les fédérations (Synchro Canada et Synchro Québec) et la Ville de Montréal. - Paie des employés (travail qui peut être fait à distance)
• Contrat de travail des entraîneures
• Description de tâches des entraîneures
• Évaluations de rendement des entraîneures
• Secrétariat, procès-verbaux - Réservation des hôtels, billets d’avion et transports - Commandites, activités de financement
• Subventions
• Toutes tâches reliées au recrutement de nouvelles nageuses. - Activités de portes ouvertes. - Communications écrites aux médias
• Biographies et prises de photos pour site web du Club.

Tâches strictement réservées aux membres administrateurs du Conseil d’administration

• Trésorerie, tenue de livre, comptabilité, paiement des factures, budget, état des résultats, bilan.
• Réception et règlement de plaintes formelles.
• Toutes les tâches reliées à l’assemblée générale des membres et à l’élection.
• Supervision de tous les dossiers.
• Réunions mensuelles du CA et procès-verbaux.

4. Compilation des heures de bénévolat

Après chaque événement, le bénévole doit soumettre ses heures travaillées, à la personne responsable de la compilation. Vous devez indiquer :

• Le nom de la nageuse
• Le nom de l’activité ou l’événement
• La date, l’heure de début et de fin de l’activité. (la période de voyagement ne compte pas)
• Le total des heures effectuées pour cette activité

5. Les parents qui demeurent à l’extérieur de la ville de Montréal

Vous avez plusieurs choix : vous proposez une activité qui peut être faite à distance, par ordinateur ou par téléphone ou le CA va vous en proposer. Vous participez lors d’événements organisés par le club. Nous acceptons la substitution par une personne de votre choix, qui effectuera les heures à votre place, pourvu que celle-ci puisse accomplir les tâches assignées.

6. Les parents qui ne font pas leurs 50 heures de bénévolat/ par année

Les parents qui ne font pas leurs 50 heures de bénévolat seront facturés un montant qui servira à rémunérer une autre personne qui prendra votre place. Nous avons évalué les 50 heures de bénévolat à 1000.$/ année, soit 20$ l'heure. Toute famille qui ne fournit pas les 50 heures de bénévolat sera facturée pour les heures manquantes au taux mentionné.

7. Tous les bénévoles doivent se comporter

Tous les bénévoles doivent se comporter d’une manière qui soit légale, respecte l’éthique, libre de tout conflit d’intérêt, tout en respectant les autres personnes, et libre de tout harcèlement. Tous les bénévoles doivent respecter toutes les politiques et les façons de faire de Montréal Synchro. Les bénévoles qui ne respectent pas cette démarche seront réaffectés à d’autres tâches.

8. Tous les bénévoles doivent respecter

Tous les bénévoles doivent respecterles directives ou les instructions de Montréal Synchro en ce qui concerne les heures prévues, le code vestimentaire, l’utilisation de langage approprié, respect des politiques et l’utilisation de l’équipement d’affaires pour des raisons d’affaires. Les bénévoles qui ne respectent pas ces normes peuvent faire l’objet d’une réaffectation de tâches.

9. Tous les bénévoles ont le droit

Tous les bénévoles ont le droit d’être traités avec respect dans un environnement libre de tout harcèlement. Les bénévoles qui croient qu’ils sont assujettis à de la pression ou du harcèlement doive le rapporter au conseil d’administration de Montréal Synchro.

10. À moins d’une exemption de la part du conseil d’administration

À moins d’une exemption de la part du conseil d’administration tous les nouveaux bénévoles nommés dans un nouveau poste clé au sein de l’organisation devront faire l’objet d’une période de probation durant les premiers mois de leur affectation de bénévole. Les bénévoles qui démontrent une incapacité ou une non disposition à respecter les directives ou les façons de faire de Montréal Synchro à tout moment durant la période de probation seront invités à changer de tâches.

11. Les nouveaux bénévoles recevront une orientation

Les nouveaux bénévoles recevront une orientation (coaching) par un membre du conseil d’administration ou un membre d’expérience, un accès à la politique et aux procédures pertinentes et toute formation requise dans le cadre de leur affectation particulière de bénévole.

12. Les bénévoles sont admissibles

Les bénévoles sont admissibles au remboursement des menues dépenses encourues au nom de l’organisation conformément à la politique des finances de Montréal Synchro. Ses dépenses doivent être planifiées et acceptées d’avance par le CA. Le bénévole qui veut obtenir un remboursement de ses dépenses, doit obligatoirement fournir un reçu original de la dépense, remplir un formulaire de remboursement et le faire parvenir à la trésorière.

13. Les superviseurs des bénévoles

Chaque année, les superviseurs des bénévoles feront une évaluation des bénévoles. Cette information sera discutée au conseil d’administration. L’évaluation de rendement du bénévole deviendra partie intégrante du dossier du bénévole.

14. Nouvelle affectation de bénévolat

Montréal Synchro reconnaît le fait que certains bénévoles anticipent l’occasion de développer de nouvelles habiletés et d’acquérir une expérience de travail grâce à leurs affectations de bénévole. Les bénévoles qui désirent être considérés pour une autre affectation de bénévole peuvent présenter une demande au CA.

15. Reconnaissance officielle

Montréal Synchro s’engage à souligner tant sur le plan officiel qu’officieux le travail du bénévole. Un bénévole qui ne désire pas faire l’objet d’une reconnaissance officielle est prié d’en aviser par écrit le CA.

Dans ce document, l’usage du masculin vise les hommes et les femmes.

Politique de résolutions de plaintes

Approuvée par le conseil d’administration du club Montréal Synchro : le 10 août 2013

But

Les valeurs fondamentales du Club Montréal Synchro comprennent l’excellence, l’intégrité et l’obligation de rendre des comptes. Le Club Montréal Synchro est engagé à offrir des services de qualité à ses membres et à travailler de façon transparente pour favoriser la confiance et le respect parmi ses membres, ses partenaires et ses groupes d’intérêts.

L’une des façons de vivre nos valeurs, est d’écouter le point de vue de nos membres, athlètes, entraîneurs, juges, bénévoles et autres groupes d’intérêts et d’y donner suite. Cela est notamment le cas quand vient le temps de répondre à des plaintes et de remédier à des situations de façon positive.

Le Club Montréal Synchro vise à s’assurer, au moyen de cette politique que :

• Il est simple de déposer une plainte;Une plainte est traitée comme une indication claire de mécontentement à l’égard de nos services, programmes ou événements à laquelle on doit répondre immédiatement;
• Les plaintes sont traitées efficacement;
• Les réponses fournies sont les bonnes – qu’il s’agisse d’une explication, d’excuses, d’une correction ou autre mesure;
• Des leçons sont tirées des plaintes en les utilisant pour améliorer nos services et nos relations;
• La politique et les procédures relatives aux plaintes sont revues annuellement.

Procédure informelle de plainte Une approche informelle pour résoudre une plainte ou un conflit est toujours l’option de choix. Nous acceptons que plusieurs préoccupations soient exprimées de façon informelle et qu’elles puissent être traitées rapidement. Nous visons donc ce qui suit :

• Résoudre les préoccupations informelles rapidement;
• User de discrétion
• Encourager, lorsque c’est approprié, le recours à la médiation entre le plaignant et la personne envers qui la plainte est dirigée. Toutefois, si les préoccupations ne peuvent être traitées informellement de façon satisfaisante, la procédure de plainte formelle est suivie, telle qu’elle est décrite ci-dessous.

Procédure formelle de plainte Cette procédure vise à assurer que toutes les plaintes formelles sont traitées rapidement, de façon équitable et uniforme, en toute confidentialité et, dans la mesure du possible, à la satisfaction du plaignant. Dans cette politique, le terme “plainte” est l’expression formelle d’un mécontentement à l’égard de Montréal Synchro, d’un entraîneur, d’un administrateur, d’un membre actif (nageuse, parent, tuteur) ou d’un bénévole et ce, directement par rapport aux affaires de Montréal Synchro, et pour laquelle on doit fournir une réponse formelle.

Dans le cadre de cette procédure, Montréal Synchro a la responsabilité de :

• Accuser réception par écrit de la plainte formelle;
• Répondre dans le délai prescrit;
• Traiter la plainte de façon raisonnable et discrète;
• Préserver la confidentialité de la plainte;
• Prendre des mesures, le cas échéant.

Dans le cadre de cette procédure, la responsabilité du plaignant est la suivante :

• Déposer la plainte écrite dans les 4 semaines suivant l’occurrence de la situation ou de l’incident qui donne lieu à la plainte;
• Présenter la plainte directement à la personne concernée ou autre responsable du Club.
• Expliquer le problème le plus clairement et le plus complètement possible, en prenant soin au besoin de décrire toute mesure prise à ce jour et de préciser le redressement demandé;
• Allouer une période de temps raisonnable à Montréal Synchro pour corriger la situation.
• Maintenir le caractère confidentiel de la plainte;
• Reconnaître que certaines circonstances pourraient être hors du champ d’action de Montréal Synchro.

Il est difficile de résoudre des plaintes et des conflits de façon satisfaisante lorsque le débat est public. Ainsi, la politique de Montréal Synchro, une fois une plainte formelle déposée est de s’assurer qu’à la fois Montréal Synchro et le plaignant font tous les efforts raisonnables pour maintenir la confidentialité jusqu’à ce que la plainte soit résolue. Il se peut qu’en certaines circonstances la confidentialité ne soit pas possible. Dans de telles situations, Montréal Synchro et le plaignant s’entendront sur ce qui sera permis de divulguer.

Il existe 3 étapes à la procédure de plainte formelle. Ces étapes sont progressives et toutes les plaintes sont assujetties à cette procédure :

Étape 1

Si un plaignant n’est pas en mesure de résoudre une plainte de façon informelle, il peut déposer une plainte écrite à Montréal Synchro. Si la plainte vise un entraîneur, la plainte écrite est faite à l’entraîneur. Le plaignant peut s’attendre à ce qu’on accuse réc eption de sa plainte dans les 4 jours suivant son dépôt et qu’on y réponde dans les 15 jours de travail suivant. Si le plaignant ne sait pas à quelle personne de Montréal Synchro il doit présenter la plainte, celle-ci peut être présentée à l’entraîneur chef, qui l’acheminera à la personne appropriée.

Étape 2

Si le plaignant n’est pas satisfait de la réponse obtenue, il peut demander que l’entraîneur chef revoie la plainte. Le plaignant peut s’attendre à ce qu’on accuse réception de sa demande de révision dans les 4 jours suivant son dépôt et qu’on y réponde dans les 15 jours de travail suivant.

Étape finale

Si le plaignant n’est pas satisfait de la revue effectuée par l’entraîneur chef, il peut faire une demande écrite de révision de sa plainte auprès du président du Conseil d’administration. Le président répondra dans les 10 jours de travail suivant et informera le plaignant des étapes qui seront prises pour enquêter sur la plainte et du délai prévu avant que les résultats de l’enquête ne soient communiqués. Remarque : Si la plainte originale vise un membre du Conseil d’administration ou le Conseil dans son ensemble, le président du Club Montréal Synchro s’occupe de l’étape finale de cette procédure. En s’acquittant de leurs responsabilités en vertu de cette politique, les représentants de Montréal Synchro, entraîneur chef, le Conseil d’administration ou le président peuvent obtenir des avis impartiaux.

Délais

Le but de Montréal Synchro est de résoudre toutes les plaintes le plus rapidement possible et selon les délais indiqués ci-dessus. Toutefois, il est inévitable que certaines questions soient plus complexes et requiert plus de temps pour permettre une enquête complète. Si une plainte exige une enquête plus poussée, le plaignant recevra une réponse intérimaire décrivant ce qui est fait pour traiter la plainte, quand on peut s’attendre à recevoir une réponse complète et qui répondra à la plainte.

Surveillance et examen

Le Conseil d’administration de Montréal Synchro révisera cette politique de façon annuelle. Les plaintes déposées et les résolutions obtenues feront partis des procèsverbaux. Ce rapport sera générique et ne permettra pas d’identifier les noms des personnes.

Dans ce document, l’usage du masculin vise les hommes et les femmes.