Approuvée par le conseil d’administration du club Montréal Synchro : le 10 août 2013

BUT

En tant qu’organisme sans but lucratif, le Club Montréal Synchro est une organisation sportive gérée avec le minimum de fonds nécessaire afin de limiter les coûts le plus possible aux parents membres du club. Il y a un nombre d'heures considérables de bénévolat qui est assumé par les membres du conseil d'administration. Nous ne pouvons embaucher des gens pour effectuer tout le travail. Le but de cette politique est de partager de manière équitable et organisée, la main d’œuvre nécessaire à la bonne marche du Club. Montréal Synchro reconnaît et apprécie les contributions faites par ses bénévoles et s’engage à fournir à ses bénévoles des occasions de participation; des conditions de travail sécuritaires et la reconnaissance de leur aide.

1. Le nombre d’heure minimum par année

Nous avons pensé qu'un nombre minimum de 50 heures par année, par nageuse inscrite au niveau performance, est nécessaire et nous permettrait de couvrir tous les événements, les activités et les besoins en support du Club. 50 heures par famille de nageuse pour les activités ou les tâches de votre choix ou celles qu'on vous proposera au cours de l'année.

2. Qui peut faire le bénévolat

Les 50 heures par nageuse peuvent être faites par : la nageuse, ses parents, tuteurs, autres membres de la famille ou parents et amis. Vous pouvez rémunérer quelqu’un pour faire les heures à votre place ou prendre entente, à votre guise. Les parents des nageuses du réseau provincial (Intermédiaire, Développement, Novices, Rigol’eau) peuvent aussi faire du bénévolat, mais ils ne sont pas assujettis à cette politique.

3. Quelles sont les tâches ou activités de bénévolat du club

La liste des tâches, événements ou activités sont illimitées, vous pouvez en créer, mais elles doivent être proposées et acceptées par le CA. Le critère essentiel est qu’elles doivent aider à la bonne marche du club.

En voici des exemples

• Compétition des figures (Synchro Québec), mi-novembre, besoin de 25 bénévoles.
• Compétition des figures : Gérante de compétition et assistante gérante.
• Party de Noël du Club (spectacle aquatique et souper pour env. 125 person).
• Parents accompagnateurs (chaperons) pour chaque compétition à l’extérieur de Montréal. Un parent accompagnateur en charge qui a déjà l’expérience d’au moins une compétition avec Montréal Synchro.
• Dossiers des vêtements du club (essayage, achat, livraison)
• Compilation des heures de bénévolat, mise à jour du fichier et envoie de courriels aux bénévoles.
• Communications aux membres du club, pour toutes activités reliées au club.
• Communications sur notre page facebook.
• Maintenance et communications sur site web Montréal Synchro.
• Traduction en anglais de toutes les communications.
• Inventaire des équipements du club et achats d’équipements
• Compétition développement-invitation (mars), besoin de 25 bénévoles.
• Responsable du Camp d’été (dépliant, communications, hébergement)

Tâches sous étroite supervision des membres du CA mais qui pourraient être faites par des membres

• Lien avec les fédérations (Synchro Canada et Synchro Québec) et la Ville de Montréal. - Paie des employés (travail qui peut être fait à distance)
• Contrat de travail des entraîneures
• Description de tâches des entraîneures
• Évaluations de rendement des entraîneures
• Secrétariat, procès-verbaux - Réservation des hôtels, billets d’avion et transports - Commandites, activités de financement
• Subventions
• Toutes tâches reliées au recrutement de nouvelles nageuses. - Activités de portes ouvertes. - Communications écrites aux médias
• Biographies et prises de photos pour site web du Club.

Tâches strictement réservées aux membres administrateurs du Conseil d’administration

• Trésorerie, tenue de livre, comptabilité, paiement des factures, budget, état des résultats, bilan.
• Réception et règlement de plaintes formelles.
• Toutes les tâches reliées à l’assemblée générale des membres et à l’élection.
• Supervision de tous les dossiers.
• Réunions mensuelles du CA et procès-verbaux.

4. Compilation des heures de bénévolat

Après chaque événement, le bénévole doit soumettre ses heures travaillées, à la personne responsable de la compilation. Vous devez indiquer :

• Le nom de la nageuse
• Le nom de l’activité ou l’événement
• La date, l’heure de début et de fin de l’activité. (la période de voyagement ne compte pas)
• Le total des heures effectuées pour cette activité

5. Les parents qui demeurent à l’extérieur de la ville de Montréal

Vous avez plusieurs choix : vous proposez une activité qui peut être faite à distance, par ordinateur ou par téléphone ou le CA va vous en proposer. Vous participez lors d’événements organisés par le club. Nous acceptons la substitution par une personne de votre choix, qui effectuera les heures à votre place, pourvu que celle-ci puisse accomplir les tâches assignées.

6. Les parents qui ne font pas leurs 50 heures de bénévolat/ par année

Les parents qui ne font pas leurs 50 heures de bénévolat seront facturés un montant qui servira à rémunérer une autre personne qui prendra votre place. Nous avons évalué les 50 heures de bénévolat à 1000.$/ année, soit 20$ l'heure. Toute famille qui ne fournit pas les 50 heures de bénévolat sera facturée pour les heures manquantes au taux mentionné.

7. Comportement

Tous les bénévoles doivent se comporter d’une manière qui soit légale, respecte l’éthique, libre de tout conflit d’intérêt, tout en respectant les autres personnes, et libre de tout harcèlement. Tous les bénévoles doivent respecter toutes les politiques et les façons de faire de Montréal Synchro. Les bénévoles qui ne respectent pas cette démarche seront réaffectés à d’autres tâches.

8. Respect des directives

Tous les bénévoles doivent respecter les directives ou les instructions de Montréal Synchro en ce qui concerne les heures prévues, le code vestimentaire, l’utilisation de langage approprié, respect des politiques et l’utilisation de l’équipement d’affaires pour des raisons d’affaires. Les bénévoles qui ne respectent pas ces normes peuvent faire l’objet d’une réaffectation de tâches.

9. Harcèlement

Tous les bénévoles ont le droit d’être traités avec respect dans un environnement libre de tout harcèlement. Les bénévoles qui croient qu’ils sont assujettis à de la pression ou du harcèlement doive le rapporter au conseil d’administration de Montréal Synchro.

10. Probation et exemption

À moins d’une exemption de la part du conseil d’administration tous les nouveaux bénévoles nommés dans un nouveau poste clé au sein de l’organisation devront faire l’objet d’une période de probation durant les premiers mois de leur affectation de bénévole. Les bénévoles qui démontrent une incapacité ou une non disposition à respecter les directives ou les façons de faire de Montréal Synchro à tout moment durant la période de probation seront invités à changer de tâches.

11. Orientation

Les nouveaux bénévoles recevront une orientation (coaching) par un membre du conseil d’administration ou un membre d’expérience, un accès à la politique et aux procédures pertinentes et toute formation requise dans le cadre de leur affectation particulière de bénévole.

12. Remboursement desdépenses

Les bénévoles sont admissibles au remboursement des menues dépenses encourues au nom de l’organisation conformément à la politique des finances de Montréal Synchro. Ses dépenses doivent être planifiées et acceptées d’avance par le CA. Le bénévole qui veut obtenir un remboursement de ses dépenses, doit obligatoirement fournir un reçu original de la dépense, remplir un formulaire de remboursement et le faire parvenir à la trésorière.

13. Évaluation

Chaque année, les superviseurs des bénévoles feront une évaluation des bénévoles. Cette information sera discutée au conseil d’administration. L’évaluation de rendement du bénévole deviendra partie intégrante du dossier du bénévole.

14. Nouvelle affectation

Montréal Synchro reconnaît le fait que certains bénévoles anticipent l’occasion de développer de nouvelles habiletés et d’acquérir une expérience de travail grâce à leurs affectations de bénévole. Les bénévoles qui désirent être considérés pour une autre affectation de bénévole peuvent présenter une demande au CA.

15. Reconnaissance

Montréal Synchro s’engage à souligner tant sur le plan officiel qu’officieux le travail du bénévole. Un bénévole qui ne désire pas faire l’objet d’une reconnaissance officielle est prié d’en aviser par écrit le CA.

Dans ce document, l’usage du masculin vise les hommes et les femmes.